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JTC ブログ 2021.05.21

【必見・第2回】
「翻訳会社に相談する際におさえておきたいポイントとは?」

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こんにちは、営業企画部のIです。

皆さまいかがお過ごしでしょうか。
前回から時間が経ちまして、5月も終盤です。
1か月のスピード感に驚いておりますが、ここからまた気合をいれて業務に励みます。

さて今回は、
「翻訳会社に相談する際におさえておきたいポイントとは?」の第2回になります。
前回の内容についてはこちら(第1回)をご確認くださいませ。

第1回と今回の内容をおさえることで、翻訳会社に依頼をするお客様に以下のメリットがあります。

①翻訳のお仕事をスムーズに進めることができるようになる
②翻訳会社からより対応したくなるお客様として見られやすくなる
③依頼する目的に合った翻訳会社を見極められるようになる

今後皆さまが、当社含め翻訳会社にご相談や発注される際に、きっとお役に立てると思います。
今回もお読み頂けましたら嬉しいです。

目次(前回の内容を含みます)
1.「翻訳の相談」どのように翻訳会社に相談されていますか?(第1回)
2.「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント①(第1回)
~ここからが今回ご説明する内容になります~
3.「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント②
4. 翻訳業務は、○○の一部?!
5. まとめ

3.「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント②

前回掲載しました「お客様からよくご相談いただく典型」で記載した質問例の②を、改めてご紹介します。

質問② 【納期】今月中に納品可能ですか?

納期は、お客様側でも、翻訳会社側でも、最も重要なポイントではないかと思います。
何日くらい作業日数がかかるか?」というご質問であれば、
ご発注から○○日程度で納品可能です。」という回答をいたします。
ただ実際には、お客様側で具体的な納期があり、「この納期に間に合いますか?」というケースが多いです。

今回の質問のように「今月中に納品は可能か?」というご相談の場合は、
「いつ頃翻訳原稿を頂けるか」によって変わってきます。
またそれは資料の内容や、高い専門性の要・不要等によっても納期が変動します。

なぜかというと、
その分野に精通した翻訳者の選定やスケジュールはどうなのか?(指定したスケジュールで対応可能かどうか)
といった確認が翻訳会社側で必要になってくる為です。

御見積りのご相談時に翻訳原稿をご支給頂けますと、
翻訳会社側で原稿の内容を確認した上で回答ができますので、それほど納期調整は難しくありません。

しかし案件によっては、
翻訳する原稿をこれから準備する(または完成版をお客様のご依頼元から原稿を受け取る)、
もしくはこれから依頼者様が作成する
」というケースがあります。
そのような場合、概算値での回答になる可能性が高いです。
本原稿を拝見した際に、概算時からボリュームや内容の違いなどによって再度御見積りをすることもあります。
当社では、できる限りヒアリングを通して調整などをおこないますが、
正確な御見積りを作成するために、できるだけ前述のような内容が明確であることが必要です。

ここで私の過去の経験から一つの事例をご紹介させていただきます。

【過去事例】
あるお客様から翻訳に関わるご相談を頂きました。
ご希望納期から2週間前にご相談を頂き、「○○文字を英語に翻訳してほしい」とのご相談でした。
1週間あれば翻訳+チェック作業を経て納品可能でしたので、私は「2週間後の納期でしたら納品可能です
と回答し、御見積書を提出しました。
これだけであれば特に問題なかったのですが、当社からの返信後にお客様からすかさず、
これから日本語原稿を作成しはじめて、○○日までにお送りしますので、翻訳お願いします。」とのお話がありました。
お客様側では、納期から逆算すること「3日前の日」に、日本語原稿を当社に送るというスケジュールだったのです。
私は、慌てて翻訳者のスケジュールや、クオリティの面から、そのスケジュール感では対応が難しいことをご説明し、日本語原稿の入稿日を早めて頂きたいというご相談をお客様にさせて頂き、
何とか乗り切った・・・、ということがありました。

この事例から得られる、確認しておくべき大事なことは、
納期だけでなく、「日本語原稿をいつ翻訳会社にお送り頂けるか」つまり入稿日がいつになるのかという点です。
これが分かる事で、初めてご要望の納期で対応できるかどうかを計算できます。
御見積りの段階で入稿日を踏まえてご相談頂きますと、
依頼側のお客様も翻訳会社も双方にとって安心できるかと思います。

過去の経験からの事例がもう一つございます。
その案件は「パンフレットを英語にして欲しい」というご相談でした。
翻訳のみではなく、編集作業も行うものでした。

編集作業といっても様々ですが、ここでいう「編集作業」というのは、
Microsoft社のWordやPower Pointなどのファイル形式やAdobe社のIllustrator(イラストレーター)や
InDesign(インデザイン)で作成されたデータ形式の原稿においての作業
を想定しています。
原稿内のレイアウトを調整したり、テキストボックスを被せて画像部分の編集作業をしたりするものなどがあり、
案件によってはDTP(デスクトップパブリッシング)での編集作業が必要となるものがございます。

通常、翻訳会社側は翻訳作業と編集作業を「別々の作業」であると認識していることが多いです。
なぜかというと、翻訳会社側ではそれぞれの作業を依頼する相手が異なるからです。
シンプルに言うと、「翻訳は翻訳者に、編集は編集者に、ネイティブチェックはネイティブチェッカーに依頼する」という形をとっています。

ここで問題になるのは、納期費用です。
翻訳だけの案件かと思ったら、実は編集作業も必要だという場合には、
編集作業の為の日数と費用が追加となります。
頻繁に発生するトラブルではないと思いますが、「原稿が作成途中」や「見積時に原稿がまだお手元に無い
といった状況においては、要注意な点かと思います。

まとめますと、

・希望納期
・原稿入稿日
・原稿のファイル形式
・作業内容(翻訳だけか、編集も必要なのか)

上記のポイントをクリアにしてご連絡いただけますと、
スムーズかつ確実にお仕事を進めることができると考えております。

4.翻訳業務は、○○の一部?!

お客様からご依頼をいただく案件に共通することがあります。
それは、多くの場合「翻訳業務」はお仕事(プロジェクト)の一部であるということです。

例えば、
パンフレットやカタログの多言語化(翻訳)のお仕事が当社に依頼をされたとします。

依頼された案件は、
お客様側で計画している「国内インバウンド対策向けプロジェクト」中の一部であり、当社への依頼は、その業務の一部である「翻訳作業のみ」をご依頼頂いている形になります。
(お客様先の業務範囲には、企画、webサイトでの告知、日本語原稿の制作、版下作成、編集作業、
印刷・製本・・・といった様々な業務からなるプロジェクトの一部に翻訳業務がある、という風なイメージです。)

翻訳会社としては、そのあたりをきちんと把握してお客様にヒアリングをしていくことが大切かと考えています。
お客様から翻訳業務のご相談を受けた際は、翻訳業務の事前事後の流れも共有させていただきたいと思っています。

・事前にどのような作業がいつまであるのか(あったのか)
・翻訳が終わった後には、どのような作業があり、いつまでに終わらせたいと考えているのか
・案件全体としてはどのような方をターゲットにしているのか
・翻訳したものをどのように使用するのか

一見、直接の翻訳作業に関係ないと思われる情報でも、作業を受ける翻訳会社が把握し注意しておくことで、
以下のような「より良い提案」に繋がります。

・その後の業務がよりスムーズに進む方法
・事前準備として○○をしておくと後々手戻りが少ない

翻訳作業というと「言語をただ単に翻訳するだけの作業」という風に思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、お客様側では前述のように多言語版パンフレットの製作を一つとってみても、
企画や、委託元様とのすり合わせ、翻訳後の版下への流し込み、レイアウトチェック等の工程があると思います。

ご相談をする側・される側のどちらも、
翻訳作業をお仕事(プロジェクト)の一部として捉えているのと、
そうでないのとでは効率や出来上がりにも、確実に違いが出てくるものと思います。

お客様のお立場としてはスムーズにお仕事を進める為に、
当然ながら翻訳会社からの必要かつ十分なヒアリングや提案を期待されると思います。
対応が良いと感じる翻訳会社であれば、窓口の担当者からきちんとヒアリングがあるかと思いますので、
安心してご相談して頂ければと思います。
こだわりたい点や、気になる点などは、是非お客様側から積極的に必要な情報をお伝えしてみてください。
相談先が信頼できる翻訳会社である場合でも、
前述で説明したポイントをおさえながら窓口の方に共有頂くことで、
お客様にとってより良い提案や、他の業務に繋がるアドバイスを得ることができるかもしれません。
そのようなコミュニケーションが、お客さまにとって最適な翻訳会社を見極めていくことに繋がるかもしれません。

5.まとめ

今回は、「翻訳会社に案件を相談する際におさえておいたほうが良いこと」はどんなことか?
について私が大切だと考えているポイントを共有させていただきました。

ここで大事なことは、「お客様側からどんな情報を翻訳会社に伝えたら、お客様自身のお仕事がよりクオリティ高く、スムーズに進められるのか」という点です。
おさえておくポイントを事前に把握し、翻訳会社へ伝えておくことで、翻訳会社ごとのメリット・デメリット(価格・対応など)を比較して、お客様に合った翻訳会社が選びやすくなります。
結果として、スムーズに、そしてクオリティ高く仕事を進めることができるのではないかということになります。

さまざまな翻訳会社がありますが、お客様にとって「利用価値の高い」「良い翻訳会社」を見つけて頂ければと思います、お気に入りの翻訳会社が見つかるといいですね。
このブログが、翻訳や通訳に関するお仕事をできるだけスムーズに進めるご参考になれば大変嬉しいです。

最後に

コロナによるマイナス影響を受けた企業も少なくないと思います。
色々と大変な時代ですが、何を言ってもやっぱり健康が一番です。
心と体の健康に気を付けながら、次の春を目指して一緒に乗り越えていきましょう。

企業と企業のコミュニケーションも、人と人とのコミュニケーションも同じかと思います。
言語が異なる相手と双方向でのやり取りをする際には、きちんと「伝わる翻訳」が必要になってきます。

日本翻訳センターでは、日本国内外の外国人の方々や、外国企業に対する多言語化でのコミュニケーションをサポートさせて頂いておりますので、是非お気軽にご相談ください。

おわり

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