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JTC ブログ 2021.04.09

【必見・第1回】
「翻訳会社に相談する際におさえておきたいポイントとは?」

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皆さまこんにちは、営業企画部のIです。
ようやく春がやってきて暖かくなりましたが、いかがお過ごしでしょうか?

ちょうど1年前の今頃は、
日本では新型コロナウィルス対策による初めての緊急事態宣言が出されていました。
皆さまも、会社内やご家庭内でそれぞれ対応に追われ、
大変な状況だったことを思い出されるのではないでしょうか。

依然としてコロナ問題は収束していませんが、
良くも悪くもコロナ禍での生活にも慣れてきた感覚があります。

例えば、在宅でお仕事をされている方が増えていますし、
打合せはオンライン会議ツールを用いた形式に切り替わってきています。
家庭では自炊が多くなり、「いかに室内で楽しく過ごすか」を以前よりも考えるようになりました。
皆さまにも、言葉では言い表せないくらい、色々な変化があったことと思います。

さて今回のテーマは、
「翻訳会社に相談する際におさえておきたいポイントとは?」です。
普段お客様から翻訳のご相談をいただく際に、
翻訳会社のスタッフの一人としてお伝えしたいことを書いていきます。

巷にはたくさんの翻訳会社があります。
対応言語数」や「専門分野」など、翻訳会社と一言で言っても特徴は様々です。
皆さまは、何を重視して翻訳会社を選んでいらっしゃいますか?
そして、どんなやり取りをされていますか?

企業(もちろん官公庁、自治体の皆さまも)の担当者様が、翻訳会社に翻訳業務を相談する際に、
注意すべきポイント」や「翻訳会社の選択基準」などについて、
翻訳会社の実情を知る私がもし翻訳会社に外注するなら、ここを気にする!という視点から、
翻訳会社を探している皆さまへ少しでも参考になることをお伝え出来ましたら幸いです。

これからお伝えするポイントをおさえておくことで、依頼をするお客様側に以下のメリットがあります。

①翻訳のお仕事をスムーズに進めることができるようになる
②依頼する側もより対応したくなる企業として見られやすくなる
③目的に合った翻訳会社を見極められるようになる

皆さまが今後、当社含め翻訳会社に相談したり、実際にお仕事を発注されたりする際に、
きっとお役に立てると思いますので、最後までお読み頂けましたら幸いです。

目次
1.「翻訳の相談」どのように翻訳会社に相談されていますか?
2.「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント①
ここから下の内容は第2回でご説明します~
3.「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント②(第2回)
4. 翻訳業務は、○○の一部?!(第2回)
5. まとめ(第2回)

1. 「翻訳の相談」~どのように翻訳会社に相談されていますか?~

突然ですが、
皆さまは以下のようなことが起こった場合、どのような対応をされますでしょうか?

【シチュエーション例】
お仕事の中で急遽翻訳をしなければいけなくなりました。
社内で翻訳対応できる者はおらず、外注が候補として上がっております。

上記の場合、
対応してくれる翻訳会社を探されると思いますが、どのように翻訳会社へご相談されますでしょうか?

まず大事なことを先にお伝えしますと、
「翻訳会社に相談する際には、注意しておいた方がよいことがある」ということです。
例えば、「日本語パンフレットの英語版を制作する」というお仕事があるとします。
翻訳会社へ相談する際に、注意しておくことをおさえていないと、
このお仕事がスケジュール通りに進まなかったり作業が終わった後で思っていた仕上りになっていなかったり
するかもしれません。

また翻訳業務が必要になり、翻訳会社へご相談をされる場合、
ご担当者様の要望を、翻訳会社の窓口の方に伝えていたにもかかわらず、
単に金額や納期だけの見積りが来た」なんていう経験はございませんか?

お客様からご相談を受けた場合、
翻訳会社の担当者がお客様に対して必要かつ十分なヒアリングを実施し、
ご要望・仕様に合った回答をした上で、お見積をご提出する
」というのが理想的な流れです。

上記のような親身にヒアリングをしてくれる翻訳会社の窓口の方であれば問題ございません。
ただし経験上、「以前は他の翻訳会社に依頼していましたが、対応に満足しなかったので、
今回から日本翻訳センターにご相談をしたい」というケースも少なくありません。

その際にお客様からよくお聞きするのは、
単純にお見積金額だけをお客様にお伝えして終わり」というケースでした。

「金額」と「納期」がわかれば充分というお客様も一般的にはいらっしゃいますので、
そのようなケースももちろんございますが、
ヒアリング等の対応は、翻訳会社の担当者によって変わることも多いようです。

では、翻訳会社にどのような対応をされたら嬉しいと感じますでしょうか?
私がお客様の立場だったら、
きちんとヒアリングをしてもらえたり自分がしたいことの意図をくみ取ってもらえたりすると、
安心して依頼ができて嬉しいと感じる】と思います。
理想はそのような翻訳会社と出会えて、
よい関係が築けることが望ましいですが、すぐに巡り合えるとは限らないですよね。

相談・依頼をする側も、ポイントを押さえておくことで、翻訳会社をうまく活用し、
できればよい関係を築いて「Win-Winな関係」にしていただきたいので、
以下でそのポイントを説明していきます。

「窓口でのヒアリング」~よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント①~

まずお客様からよくご相談いただく典型を用いて、以下の質問を例としてご紹介させていただきます。

質問① 【翻訳言語】この資料を日本語から中国語に翻訳したらおいくらになりますか?
質問② 【納期】今月中に納品可能ですか?→第2回でご説明します。

まず、質問①【翻訳言語】についてです。
以前のJTCブログ(参照:【よくあるご質問シリーズ】「中国語?簡体字?繁体字?」 )でもご紹介しましたが、
中国語には大きく2種類(簡体字繁体字)に分かれます。

当社の場合は、2種類の翻訳において通常は金額的な大差はありません
ただし別の条件と絡むことで、金額や対応に影響が出てくる可能性があります

それは「納期」と「内容」です。
納期の厳密なご指定がある場合、
翻訳会社側としては、翻訳者を選定しますので、選定する翻訳者のスケジュールによって影響します。

今回の質問①の場合は、
翻訳言語が簡体字か繁体字かによって対応可能な翻訳者が変わる為、
ご要望のスケジュールに対応できるかどうかも変わってくる
」ということになります。

ご相談の際は、以下の2点を踏まえて相談されると良いかと思います。

・(わかっている場合は)簡体字と繁体字のどちらを使用されるかを先に伝える
・ご希望の納期を併せて伝える

この2点に加え、
お伝えていただくことで、さらに翻訳会社からよりご提案がしやすくなるポイントがあります。
それは「読み手が誰で、そしてどのようにして使うのか?」です。

今回の質問①のような場合で考えますと、
例えば「パンフレットやWEBサイトを中国語に翻訳してほしい」という内容だった場合、
その「読み手(ターゲット)が誰になるのか」といった視点が必要になります。
もしお客様が、「台湾の一般顧客や企業をターゲットにしたい」のであれば、
台湾向けの繁体字」にしたほうがよいという提案をいたします。
一方で、「香港の企業をターゲットにPRをしたい」という場合は、
広東語(香港向け繁体字)」にしたほうが良いかもしれませんので、そのような提案をいたします。

少し細かいかもしれませんが、
このようにターゲットや使用用途によって、「提案内容」が変わる可能性がございます。

まとめ
・読み手(ターゲット)は誰になるのか?
・どこでどのようにして使用するものになるのか(使用用途)?

上記については、単純に納期と金額をお伝えするだけではカバーできない内容になります。
十分なヒアリングがあることでお客様にとってより適した提案が可能です。

また、お客様から「どんな人(コト)を対象に翻訳をしてほしいのか」をお伝えするだけで、
翻訳会社から提案を引き出すことができ、よりお客様の求めるサービスを得られる可能性が高くなります。

今回はここまで、
こちらの続きは、第2回でご説明させていただきます。

第2回の内容
3 「窓口でのヒアリング」よくあるご相談の例と翻訳会社がおさえたいポイント②
4. 翻訳業務は、○○の一部?!
5. まとめ

次回も「翻訳会社に相談する際におさえておきたいポイントとは?」をテーマとして、
翻訳会社をうまく活用し、できるだけよい関係を築いて、
Win-Winな関係」にしていただける内容を記載していきますので、よろしくお願いいたします。

第2回はこちら
※5月更新予定になります。

おわり

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