皆さまこんにちは。
営業企画部のMです。

ビジネスや観光による来日客はコロナ禍明けから増加の一途を辿っています。

出典：訪日外国人動向2025 – 観光統計 – JTB総合研究所

JTB総合研究所の「訪日外国人動向2025」によると、2025年の訪日客数は約4,000万人に達し、
過去最高を更新する見通しです。

円安も追い風となり、
海外からの問い合わせや見積もり依頼が増えていると感じる企業も多いのではないでしょうか。

当社でも、海外のお客様から翻訳・通訳サービスについての問い合わせが格段に増えました。

お客様とは英語で（ほとんどの場合メールで）やりとりをするのですが、
適切な応答ができているのか不安になることもあります。

今回のブログでは、「ご存知ですか？　英文ライティングのルール」シリーズのスピンオフ企画として、
メールですぐに使える英語表現をまとめてみました。
ご存じですか？英文ライティングのルール3 – 日本翻訳センター

私にとっての備忘録も兼ねておりますので、当社での典型的な業務フローを
想定しての構成になっています点はご容赦ください。

最後に英語を母語としない方への配慮についても触れます。

　見積もり依頼への返信

見積もり依頼を受けた際は、迅速かつ丁寧な対応が求められます。以下のような表現が便利です。

件名例：
Quotation for [Product/Service Name]
本文例：
Thank you very much for your inquiry regarding our services.
We are pleased to provide you with a quotation as requested.
Please find the attached document for details.
Should you have any questions or require further clarification, feel free to contact us anytime.

ポイント：
“We are pleased to…” は
丁寧かつ前向きな印象を与える
“Should you have any questions…” はフォーマルな仮定法で信頼感を演出

　支払い条件を伝える

当社では、はじめてお取引きをするお客さまには原則として前払いをお願いしております。

支払い条件を伝える際は、明確かつ柔らかい表現が求められます。

本文例：
Please note that our payment terms are based on advance payment.
Once the payment is confirmed, we will proceed with the translation.
We appreciate your understanding and cooperation.

補足表現：
“We kindly ask for your understanding.”

ポイント：
“Please note that…” は注意喚起を柔らかく伝える定番表現

理由を添えることで納得感を高める

　返信がない場合のフォローアップ

送信したメールに返事がないこともあります。
そういう方には
催促にならないよう丁寧にフォローしたいものです。

件名例：
Follow-up on Quotation Sent on [Date]
本文例：
I hope this message finds you well.
I’m writing to follow up on the quotation we sent on [Date]. We would be happy to hear your thoughts or answer any questions you may have.
Please let us know if you need any additional information.

ポイント：
“Follow up” はビジネスメールでよく使われる表現
“We would be happy to…” は相手の負担を減らす柔らかい言い回し

　クレームへの対応

クレーム対応は、誠意と迅速さが鍵です。謝罪と対応策を明確に伝えましょう。
本文例：
We sincerely apologize for the inconvenience caused.
We have investigated the issue and are taking the following steps to resolve it:
[具体的な対応策][今後の防止策]

We appreciate your patience and understanding, and we will keep you updated on the progress.

補足表現：
“We take this matter seriously.”
“Your feedback is highly valued.”

ポイント：
“Sincerely apologize” は深い謝意を表す

対応策を箇条書きにすると、誠実さと透明性が伝わる

　英語を母語としない方への配慮

当社の場合、お客さまの半分以上は英語を母語としない方です。

英語を母語としない方へのメールでは、簡潔で明確な表現を心がけるほか、
以下の点にも配慮しましょう。

・イディオムやスラングは避け、誰にでも理解できる語彙を選ぶ。
・複雑な構文や長文は読みにくくなるため、短く区切った文で書く。
・“Please feel free to ask if anything is unclear.” のような確認を促す一文を添えると、安心して質問できる雰囲気を作れる。
・翻訳ツールを使う可能性も考慮し、
機械翻訳でも意味が通じるような文構造を意識する。

　まとめ

以上、私が日常業務で実際に使っているフレーズをご紹介しました。
英語メールでは
「丁寧・簡潔・明確」を意識するだけで、伝わり方がぐっと変わります。
相手の文化や言語背景に配慮しながら、「伝わる」コミュニケーションを心がけたいですね。

英語メールはAIでも一定の文面が作成できますが、
相手との関係性や状況に合わせた「伝え方」は依然として人による判断が不可欠です。

当社では、翻訳だけでなく、企業間コミュニケーションにおける言葉のトーンや意図の調整、英文レビュー、
契約・広報文書などの
文化的ローカライズ支援も行っています。

「AI翻訳を使っているけれど、最終チェックやトーン調整を頼める相手がいない」
「海外パートナーに違和感なく伝わる英語表現にしたい」
といったお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。